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新冠肺炎疫情对AEO企业的影响及其应对

文字:[大][中][小] 手机页面二维码 2020/3/13     浏览次数:    

  海关AEO认证,无论是新申请还是重新认证,都非常重视企业规章制度的“有效落实”。倘若在疫情期间没有及时应对,等到疫情过去后,再去做些“摆拍”“签”“修补”之类弄虚作假的事,既对当前的疫情防控于事无补,也不可能借此通过认证,劳民伤财,可谓有百害而无一利。本文对照海关AEO认证标准,逐项为企业提示疫情可能造成的影响,并提出相应的应对建议。
  一、内部控制
  壹:海关业务培训
  大多数企业已经在2019年年底到2020年年初制定了2020年的内部培训计划。但在疫情期间,必须尽量避免多人、面对面的培训,因此,无论是海关法律法规培训,还是AEO认证标准要求的信息安全培训、贸易安全培训,包括标准未涉及的其他培训在内,都必须在疫情期间缩减或者延后。
  为此建议:
  1、及时调整培训计划,做好相应的记录。认证标准对于培训的频次、内容、参加人员、记录均有要求,但并没有规定必须在什么时间做什么培训,也没有禁止企业调整培训计划。因此,面对疫情,调整培训计划合情合理,只要做好相应的调整记录即可。
  2、调整培训方式。在条件允许的情况下,采取网络在线培训的方式,是必须进行培训时避免人员聚集的有效办法,同样应当做好相应的文字、图像记录。
  3、实事求是调整培训内容。疫情期间,海关连续推出多项防控措施,既涉及人员健康申报,也覆盖汇总征税、滞纳金、滞报金以及加工贸易核销等手续,政策的时效性和指向性都非常突出。企业应当结合自身业务实际,有针对性地开展相关政策的学习培训,并做到学以致用。
  4、单项标准中还要求报关企业、快件运营人、跨境电商平台、外综服企业开展面向客户、电商企业、电商代理人等的培训,对于此类要求,同样建议区分情况,采取调整计划、改变方式、突出重点的措施应对。如果仍然进行培训,还要做好培训记录和培训效果的追踪工作。
  贰:内部组织架构
  对于内部组织架构,海关认证标准明确要求“职责分工明确并有效落实”。但是,企业应对疫情的工作具有突发性,各部门原有的职责分工很可能临时调整变化。在疫情面前,企业不必按部就班,更不能本末倒置,让“死”的制度捆住“活”的人,耽误了防控疫情工作。
  为此建议:
  1、做好本职,各部门首先应当做好本部门职责范围内与防控疫情相关的工作,如安保部门强化人员、车辆的出入管理,关务部门做好疫情导致的物流、履约等风险的处置等。
  2、特事特办,因为疫情防控需要临时调整部门职责分工或者人员配置的,应当以大局为重,不应拿职责分工作为推诿的理由。
  3、做好相应的档案记录,包括公司及时发布疫情防控要求通知,明确做出部门或者人员临时调整的安排,各部门按照公司疫情防控要求开展工作的记录等。
  4、跨境电商平台企业的单项标准中单独要求的风险评估和客户服务部门,在疫情面前应当着重做好围绕疫情防控商品相关的风险防控、预警以及对消费者的权益保护工作。
  叁:单证控制
  疫情对单证控制没有直接影响,企业正常执行单证复核和纠错制度即可。但是,需要注意由于防控疫情导致的三方面特殊情况:
  1、海关为防控疫情,推出了防疫物资通关的特殊政策,允许先登记放行,企业事后补交证件或者补办手续。如果企业适用特殊政策进口,首先应当按要求补交证件或者补办手续,该有的证件、手续当然要有;另外也要注意留存特殊情况下单证审核的真实记录,应该在什么时候有的证件、应该在什么时候办的手续,特殊时期肯定与平常不同。
  2、如果出现企业单证审核人员隔离的情况,应当及时做出调整,确保复核和纠错制度执行不走样,坚决避免同一个人既做初审又做复审的情况,更不能出现隔离人员在隔离期内签字审核单据的“乌龙”。
  3、单项标准中还要求报关企业、快件运营人、跨境电商平台、外综服企业要对客户、电商企业的单证、电子信息等进行审核,疫情期间应当发挥专业优势,及时、准确告知海关防控疫情的特殊政策,积极协助防疫物资顺利通关,使政策红利落到实处。
  肆:单证保管
  疫情导致人员隔离等情况可能使常规性的档案归档、销毁以及临时性的借阅等工作受到暂时的影响,只要及时、据实做好记录,海关是能够理解的,不会因此认为单证保管工作没有按照相关制度“有效落实”。其他诸如海关证书文书、认证专门档案保管工作,疫情对其没有特殊影响,正常执行制度即可。此外,企业如果适用海关特殊政策办理海关手续,可能出现归档单证的时间顺序与常规操作不一致的情况,只要保证操作符合海关政策,如实归档、保管即可,但业务操作人员应当熟悉哪些单证涉及疫情期间的特殊政策,在疫情过去后仍然能够准确解释各种不一致的情况。
  需要特别注意,疫情对以下几类企业的单证保管提出了特殊要求:
  1、从事特殊物品出入境的企业。单证保管标准中本来就有对微生物、人体组织、生物制品、血液及其制品等特殊物品出入境企业单独的要求,疫情防控与特殊物品密切相关,因此,疫情期间生物安全管理体系等相关制度在生产、使用、运输、保存、销售、销毁等各个环节的执行情况,一定会成为海关对此类企业认证时关注的重点。
  2、临时调整适用技术规范的企业。为防控疫情,药监部门临时放宽了防疫用品符合国标的要求,允许紧急进口和应急使用未在我国注册但符合国外相关标准的医疗器械。由此可能造成进口企业进口了货物但没有留存相关技术标准、不具备相关技术检测条件的情况,以及原本外销的企业临时内销(含捐赠)不符合国标的产品、无法提供留存技术规范的情况。如果企业存在这些情况,应当全面、及时、准确做好相关产品的进口、生产、销售或者捐赠记录,留存政府出台的公告、通知等公开文件以及发给企业的专门通知、要求等资料。
  伍:进出口活动
  疫情期间,海关密集推出防控疫情的特殊政策,企业如果适用这些特殊政策,则可能导致进出口活动的实际操作与现有流程管理制度规定不符。
  为此建议:
  1、尽量严格按照流程管理制度的要求开展进出口业务。
  2、确实受到疫情影响无法按照流程操作时,及时、准确理解并按照海关的相关特殊政策执行,坚决避免在特殊政策放宽的背景下再出现违规操作的情况。
  3、尊重实际,对不符合流程管理制度的操作据实记录,备注、留存所依据的海关特殊政策。
  陆:内审制度
  当前受到的影响主要是本年度的内审计划可能因为疫情而延后,可以通过调整计划解决这个问题。但疫情还会影响下一年的内审内容,例如前面已经提到的特殊物品、技术规范、特殊政策等,既要求在当年的工作中合规操作,据实记录,也应当适当体现在下一年的内部审计之中。在持续符合认证标准的内审方面,如果企业在疫情防控过程中对原有内部控制、贸易安全等领域的制度规定和实际操作做出调整,并固定为企业常规要求,还应当在下一年的内审中对相关调整符合海关认证标准要求的情况进行审计。
  柒:质量管理
  基本要求是坚持做好规章制度的日常执行,努力减少疫情对质量管理工作的影响。特殊要求是密切关注疫情发展变化可能导致法检范围、要求出现变化的情况,根据要求及时完善质量管理工作。跨境电商平台单项标准中,质量安全、生物安全和消费者权益保障,都是跨境电商平台企业质量管理工作的内容,疫情期间应当着重做好疫情防控物资在这几个方面的相关质量管理工作。
  捌:改进机制
  正常执行责任追究和规范改进制度即可。如果受疫情影响导致人员、时限等方面暂时无法符合制度要求,建议区分几种情况处理:
  1、企业自己发现,且不存在违法以及影响海关正常监管秩序的,应当准确记录实际情况,做好责任追究和规范改进工作临时调整的记录,并在疫情过去后及时完成责任追究和规范改进。
  2、企业自己发现可能存在违法以及影响海关正常监管秩序的,或者如不及时纠正将增加企业损失的,应当克服困难,特事特办,临时突破制度规定的程序、时限要求,先行“止损”,纠正问题。
  3、海关要求改正或者规范改进的,实事求是向海关解释说明情况,争取获得理解。
  玖:信息认证
  认证企业的信息系统肯定已符合认证标准的要求,但在疫情期间,海关特殊政策对系统提出了更高的要求,例如:手册超期的,有无预警提示;已超期但根据特殊政策核销的,能否录入并保存;疫情防控需要内销(捐赠)、事后补税或者补办手续的,系统有无特殊处理方式;有无异常记录以及备注等。如果系统在处理特殊业务时出现故障,甚至无法完成操作,就应及时做出调整优化,使系统既能够实现常规情况下业务操作和管理的功能,又能够妥善应对各种突发状况、特殊政策下的操作需求。
  壹拾:数据管理
  疫情对数据管理的影响主要在于“人”的方面,如:人为原因导致人工备份或处置计算机病毒不及时带来数据丢失,人员临时调整导致授权以及取消授权操作不规范等。建议企业正常执行数据管理制度,同时做好人员防疫,这就是在做数据管理的“防疫”。
  壹拾壹:信息安全
  数据管理方面提到的可能的影响和应对的建议对信息安全同样适用。但不同的有:
  1、信息安全培训计划和方式的调整。
  2、受疫情影响采取居家办公的,企业应当及时提醒员工注意处理公司事务时的网络安全、信息安全等问题,及时准确记录居家办公员工处理公司事务使用办公网络环境、登录服务器等情况,对可能出现的病毒等问题,按照信息安全管理规定及时做出应对,避免出现信息泄密。
  二、财务状况
  ? ?壹:会计信息
  疫情对会计信息的影响是导致当年审计工作时间延后,而审计时间延后将影响企业申请工作的整体进度。按照规定,新申请和重新认证都需要企业提供审计报告,特别是对准备当年新申请的企业而言,无法提供审计报告是一道“硬伤”。但就企业来说,应当分清轻重缓急,在疫情面前,切不可冒险开展审计;就海关而言,已有海关表示“对受疫情影响重点行业、特殊区域的企业优先开展AEO培育、优先认证”。
  贰:综合财务状况
  疫情对绝大多数企业2019年的财务状况应该没有直接影响,但认证标准要求AEO企业每年的财务状况都要“在安全或者正常范围内”,企业更应当关注的是2020年的财务状况能否符合认证标准。为此建议:企业应当充分了解财政、税务等部门为应对疫情、恢复生产、帮助企业渡过难关而出台的优惠政策,并积极用好政策。
  三、守法归范
  壹:人员守法
  疫情对人员守法的影响主要是:“隐瞒传染病区接触史”的行为可能构成以危险方法危害公共安全罪,而这在正常情况下可能并不为多数员工所知,而一旦标准限定的“相关人员”出现此类犯罪,同样会对企业的AEO资格造成影响。因此,企业有必要向包括认证标准限定的“相关人员”在内的所有员工强调问题的严重性,积极主动配合政府的各项防疫措施。
  贰:企业守法
  该标准由海关认定,企业只要做好日常工作,避免出现被海关列入信用信息异常企业名录的情况,以及各单项标准中具体列明的违法行为即可。
  叁:注册信息
  在疫情期间,员工居家办公,或者在注册地址外的临时场所办公,应该不会被视为注册登记或者备案信息与实际“不符”。但是,企业在疫情期间出现应当变更海关注册信息情况的,在没有政策允许放宽疫情期间该类事项办理时限的情况下,还应按照规定要求及时变更注册信息。
  肆:进出口记录
  该标准由海关认定,企业只要做好日常工作即可。
  伍:申报规范
  企业确实受疫情影响导致手册报核超期的,只要在海关疫情期间特殊政策放宽的时间范围内报核,就不应当被统计为“超期未报核”;万一出现海关统计方面的问题,企业应当在及时准确了解情况的前提下,按照海关公布的《海关认证标准指南》规定:“企业对海关认定有异议的,可以向海关说明情况,并提供相关证明材料。”
  陆:传输规范
  该标准由海关认定,且只对报关企业和快件运营人有要求,相关企业只要做好日常工作即可。
  柒:税款缴纳
  该标准虽由海关认定,却是企业日常工作的结果。海关为应对疫情影响,缓解企业压力,已经在滞报金、滞纳金等方面出台特殊措施,放宽了时限要求,企业应当注意的还是“坚决避免在特殊政策放宽的背景下再出现违规操作的情况”。
  捌:管理要求
  对标准之下每一条具体事项,企业都应清楚常规要求是什么,海关在这方面有没有出台特殊政策,有的话是怎么规定的。在这样的前提下,才有可能在疫情期间保证企业办理各项海关业务都能够满足海关管理要求。
  四、贸易安全
  壹:场所安全
  疫情对场所安全的影响是:除了日常安全管理措施到位之外,还应当针对疫情防控要求,采取一些非常规的措施来确保场所安全,如喷洒消毒药剂,要求员工勤洗手、注意通风等。针对这些非常规措施,一方面应当切实落实到位;另一方面还应当注意安全操作,防止由于防疫措施引发火灾、中毒等次生灾害。特别提示在写字楼或者其他非独占环境内办公的企业,除了本企业积极采取措施确保疫情期间的场所安全并做好防控工作记录,还应当积极参与和配合所在地的防控措施并留存有关资料。
  贰:进入安全
  疫情对进入安全提出了新的、更高标准的要求,大多数企业平常不会有测量体温、佩戴口罩的要求,也不会询问近期疫区旅行史或者有无密切接触及隔离情况,但在疫情期间,这些都成为企业进入安全管理的必须。企业是否采取了必须的防控措施,实际效果如何,可能都会成为海关认证时关注的新重点。
  为此建议:
  企业首先要按照各级政府以及企业自身要求执行到位,对员工负责、对企业负责、对访客负责、对社会负责。就AEO认证来说,疫情期间的许多要求并非多数企业的常规要求,无法在原有进入安全管理制度中找到相应规定。因此,企业应当注意留存相关政府部门的通知要求和企业的决定通知,既是疫情期间工作的依据,也应当列入认证专门档案之中。此外,在做好进入安全工作的同时,企业还应注意留存相关文字、影像资料,如门卫测量员工和访客体温的照片、测量体温记录的信息,以及对未按要求佩戴口罩的员工、访客或者其他不宜进入企业情况的处置记录等。
  叁:人员安全
  疫情对于认证标准关注的人员安全管理事项没有直接影响,企业只要能够正常执行相关管理制度规定即可。但是,疫情对于企业的人员管理工作肯定有很大影响,如延迟复工、错时上班、隔离甚至工作期间感染等情况带来的劳资问题。建议企业严格遵守国家有关法律法规和企业人事管理制度规定妥善处理。
  肆:商业伙伴安全
  疫情对于进出口供应链的影响无疑是巨大的。企业一方面可能因为自身困难出现对商业伙伴违约的情况,另一方面可能面临供应链上下游及中间服务商等多个环节商业伙伴的违约风险,所以说,疫情是对企业供应链安全管理的一次考验。
  在对商业伙伴的贸易安全做出反应之前,建议企业首先妥善处理自身的风险:
  1、准确向商业伙伴(主要是境外的商业伙伴)介绍疫情和防控措施,既不可夸大,也无须隐晦,消除对方疑虑,赢得商业伙伴的信任和理解。
  2、确因疫情导致违约或存在违约风险的,及时通过正规方式、渠道向商业伙伴通报情况,争取获得理解,协商解决问题。
  3、各地贸促部门可以提供“不可抗力证明”,是企业出现违约时减少或者避免损失的有效助力。
  伍:货物物品、运输工具及集装箱安全
  目前尚未有证据证明以上三者可以传播病毒,企业按照原有管理制度执行即可。同时,企业还要注意努力消除商业伙伴对于以上安全的疑虑。
  陆:危机管理
  毫无疑问,疫情是所有企业面临的一次危机,但是,相信大多数企业,甚至也包括一些AEO企业在内,之前都未必有过完整的疫情应急预案,或者做过应对演练。企业防控疫情的工作,既是对应急管理工作的一次检验,也是完善应急管理的一个机会。
  为此建议:
  1、应当关注企业的疫情防控工作本身。少数原本就从事特殊物品、动植物进出口的企业,应当在疫情面前严格按照已有的应急方案规范处置,大多数企业则应当以各级政府部门发布的防控疫情要求为标准,从人员、场所、环境、货物和设备、档案等几个方面做好风险排查与处理。
  2、做好疫情防控与正常业务的合理安排。疫情对企业的正常业务肯定会造成影响,应急管理应当在确保员工健康安全的前提下,以保证企业正常开展业务为目标。疫情期间,及时调整生产业务计划,灵活安排人员和工作时间,妥善处置各类风险情况等,都是企业应急管理的一部分,同时,也是在具体落实认证标准中“降低对企业进出口活动的影响”的要求。
  3、在疫情期间注意做好相应的防控工作记录,包括采取的措施、排查的风险和处理的结果等,如及时了解员工有无疫区旅行史,坚持对全体员工和访客测量体温,发现有疫区旅行史的要求隔离,发现体温异常的予以劝退等等。如果出现疫情影响到企业海关业务的情况,则必须按照认证标准要求,“及时向海关报告”。特别要注意,这些工作都不可能依靠“后补”来完成。
  4、应当根据疫情防控的经验,及时补充、修订、完善企业的应急管理制度,进一步明确和细化危机管理责任部门、工作职责、应急管理要求、应急预案编制和更新、应急处置等内容。
  文|王进
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